Auftragsverwaltung
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Ordner-Import

Wähle den Überordner, der die einzelnen Auftragsordner enthält. Jeder direkte Unterordner wird als ein Auftrag erkannt. Die Analyse liest nur – es wird noch nichts gespeichert.

Neuer Auftrag

Ortstermine

Mehrere möglich – wird ein Termin abgesagt, einfach einen weiteren hinzufügen und den alten auf „Abgesagt" setzen. Der jüngste nicht abgesagte Termin gilt als der aktuelle (Brief/Dashboard).

Aufgaben

Aufgabe wählen oder eintippen (wird für künftige Aufträge gemerkt) und einer Person zuweisen – sie erscheint dann im Aufgaben-Balken des Dashboards. Bei Wohnungs- und Teileigentum wird „Teilungserklärung einsehen" automatisch angelegt; diese Aufgabe lässt sich abhaken, aber nicht löschen.

Verfahrensbeteiligte

Nur bei Gerichtsaufträgen. Werden später per Brief zum Ortstermin eingeladen. Banken/Gläubiger und Kanzleien werden beim Speichern automatisch ins Adressbuch übernommen.

Eigentümer

Eigentümer des Objekts (mehrere möglich). Wird aus Beschluss/Grundbuchauszug automatisch vorgeschlagen.

Grundstück (Gemarkung / Flur / Flurstück)

Aus dem Grundbuchauszug; Grundlage für die Anfragen bei den städtischen Behörden.

Unterlage

Verlauf der Anfrage

Jede Aktion einzeln festhalten – beim Nachfassen bleibt so das ursprüngliche Versanddatum erhalten, und die 10-Tage-Frist läuft ab der letzten Erinnerung neu.

    Behörden & Gerichte

    Amtliche Adressen: Städte/Behörden als Empfänger unserer Anfragen, Gerichte als Auftraggeber (Auswahl im Auftrag) sowie sonstige Empfänger, z. B. Erbbaurechtsgeber. Private Adressen wie Banken und Kanzleien stehen unter „Kontakte".

    Neue Behörde anlegen

    Standard-Empfänger je Anfrage-Art

    Hier hinterlegte Behörde wird bei neuen Aufträgen automatisch der jeweiligen Anfrage zugeordnet – die E-Mail steht dann im Entwurf bereits als Empfänger.

    Kontakte (Adressbuch)

    Wiederkehrende Adressen: Gläubiger/Banken und Rechtsanwälte/Kanzleien. Werden beim Speichern von Aufträgen automatisch ergänzt und in den Beteiligten-Feldern vorgeschlagen.

    Neuen Kontakt anlegen

    Korrespondenz

    Briefe an Verfahrensbeteiligte (PDF)

    Einladung zum Ortstermin – fertig adressiert, anschließend bei Onlinebrief24 hochladen.

      E-Mail-Anfragen an Behörden

      Entwurf erzeugen, prüfen und über das eigene E-Mail-Programm versenden.

        Freie E-Mail

        Frei verfasste E-Mail (z. B. an Eigentümer oder Auftraggeber). Wird direkt aus der Anwendung versendet (Ihre Signatur wird automatisch angehängt) und als PDF in der Akte abgelegt.

        Vorschau

        In neuem Tab öffnen

        Dokumente

        ℹ️ Bedienhinweise

        Dateien zum Auftrag (PDF oder Bilder), nach Unterordnern gegliedert. Klick = Vorschau rechts (Mausrad zoomt, Ziehen mit der Maus verschiebt/blättert). Dateien aus dem Explorer per Drag & Drop auf einen Ordner ziehen – und jedes Dokument lässt sich per Drag & Drop direkt als Anlage in Outlook ziehen. Innerhalb der Akte: Datei auf einen Ordner ziehen = verschieben, mit gedrückter Strg-Taste = kopieren; Rechtsklick öffnet das Menü „Verschieben/Kopieren nach". Der Trenner zwischen Liste und Vorschau lässt sich ziehen (Doppelklick = zurücksetzen).

          Kein Dokument ausgewählt.

          Neue Dateien zuordnen

          Vorschläge der KI für noch nicht zugeordnete Dateien. Nur angehakte Zeilen werden übernommen; ein gebuchter Eingang setzt die Ampel der Anfrage auf ✅.

          Anlagen zum Gutachten

          Reihenfolge mit ▲▼ ändern, Titel frei anpassen. „Vorschlag aus Akte" befüllt nach der Hausordnung (Fotodokumentation, Grundrisse/Flächenberechnungen, Wohnlagenkarte, Lärmkarte, Sonstige). Die Fotodokumentation (Anlage 1) entsteht hier über „📄 Fotodokumentation erstellen". Das PDF beginnt mit dem Anlagenverzeichnis; jede Anlage bekommt einen Eckstempel „Anlage N – Titel".

          Bodenrichtwert (BORIS.NRW)

          Ruft den amtlichen Bodenrichtwert zum Wertermittlungsstichtag ab und legt ihn am Auftrag ab. Bodenrichtwerte gelten zum 1. Januar; maßgeblich ist der Jahrgang, dessen Stichtag dem Wertermittlungsstichtag am nächsten vorausgeht. Das Modul ruft ab und dokumentiert – es rechnet nicht um (keine GFZ-Umrechnung, keine Zu-/Abschläge).

          Das Dokumentationsblatt zu jedem Abruf entspricht dem Ausdruck aus BORIS.NRW: alle Merkmale, Kartenausschnitt mit der Marke auf dem abgefragten Punkt, Abrufdatum und Quellenangabe – es landet im Ordner „Auskünfte“ der Akte. Den Ausdruck der BORIS-Anwendung selbst kann diese App nicht holen: BORIS.NRW erzeugt ihn erst im Browser aus dem angezeigten Fenster, es gibt dafür keine Adresse zum Abrufen. Wer das Original-Blatt braucht, erzeugt es unter boris.nrw.de von Hand und zieht es in die Akte.

          Koordinate von Hand eintragen (Rückfallweg)

          Nur nötig, wenn die Adresse keine amtliche Hauskoordinate hat (Neubaugebiet, unbebautes Grundstück). Ost- und Nordwert in ETRS89 / UTM Zone 32N (EPSG:25832), z. B. Ost 346300, Nord 5700014 – so wie in der Flurkarte.

          Frühere Abrufe

          Fotodokumentation

          Beschriftung je Foto (erscheint unter dem Bild) – eintippen oder aus der Liste wählen. Die Reihenfolge per Ziehgriff ⠿ links umsortieren (Drag & Drop); ✕ nimmt ein Foto heraus (es bleibt in der Akte).

          ⊞ Übersicht aller Fotos der Akte – Häkchen nimmt ein Foto in die Dokumentation auf oder heraus

            Gutachten zusammenstellen

            Wähle je Abschnitt einen Textbaustein – Platzhalter wie [Objektadresse] füllen sich aus den Auftragsdaten, rechts entsteht die originalgetreue PDF-Vorschau von selbst.

            Deckblatt: Bezeichnung und Foto
            Deckblatt-Foto (anklicken zum Wählen)
            Ortstermin-Protokoll (Quelle für KI-Entwürfe)
            Protokoll hier einfügen oder aus der Akte laden. Danach je Abschnitt „🤖 KI" nutzen.
            Reihenfolge mit ▲▼ ändern, Punkte entfernen (✕) oder eigene Punkte einfügen:
            Originalgetreue Word-Ansicht als PDF – aktualisiert sich nach Änderungen von selbst.

            Die Vorschau erscheint hier automatisch, sobald links Abschnitte ausgefüllt sind – genau wie in Word.

            Beschriftungs-Vorschläge

            Diese Begriffe erscheinen im Auswahlfeld unter jedem Foto. Frei eingetippte Beschriftungen sind unabhängig davon weiterhin möglich.

            Nutzerverwaltung

            Neuen Benutzer anlegen

            E-Mail-Versand (SMTP)

            Zugangsdaten für den E-Mail-Versand (z. B. Microsoft 365: Server smtp.office365.com, Port 587). Damit verschickt die Anwendung E-Mails selbst – mit Anlagen. Das Passwort wird nur gespeichert, nie angezeigt.

            Textvorlagen

            Texte für Brief (Ortstermin-Einladung) und E-Mail-Anfragen je Art. Platzhalter in geschweiften Klammern (z. B. {objekt}) werden beim Erzeugen automatisch durch die Auftragsdaten ersetzt.

            Passwort ändern

            Meine E-Mail-Signatur

            Diese Signatur wird automatisch unter jede aus der Anwendung gesendete E-Mail (Anfragen und freie Mails) gesetzt.